データ分類の情報はこのサイトをチェック
業務で使う情報には、機密情報に該当するものが必ずあります。それらの情報は簡単に持ち出せるようになっていては困りますし、誰でも見られるようになっていたら秘匿性が保てません。どのデータが該当するのかわからなければ、保護することは不可能です。そのためまずはデータ分類によって識別することから始める必要があります。例えばあるキーワードが含まれている情報はすべて社外秘とするとなれば、そのタグを付けることで識別することが可能です。
承認者やプロジェクト名等によってデータ分類をすることで、どれが機密情報に該当するかを簡単にルール化することができます。役職がある程度上位の人が承認したデータは、アクセス権をつけることでセキュリティレベルを高めることが可能です。プロジェクトが完了するまでは、その名前がついてる資料は関係者しか見られないようにするなどと言った区別の仕方です。このようなデータ分類で情報の漏洩などのトラブルを防ぐ効果が期待できます。
多くの企業では日頃の業務によって社内に多くのデータが蓄積されています。無意味な集まりとして保存しておいても全く意味はなく、データサーバーを圧迫するだけの存在になっていまいます。有効活用するにはデータに意味をもたせる必要があります。そのために必要なのがメタデータによるデータ分類です。
データには多くの情報が含まれています。ファイルひとつをとってみてもファイル名やファイルタイプ、更新日、作成者、保存先など考えだしたらきりがありません。それぞれの情報をファイルを形成するメタデータと呼びます。この情報をデータとして管理することで、意味をもたせることがこれからの情報の管理では重要になります。サーバーの中であふれかえる情報をデータ分類によって検索性を高め、いつでも使えるようにすることは、業務の効率化に繋がります。欲しい情報が短時間でいつでもアクセスできる状態になっていれば、探すと言う時間をなくして、本来の業務に専念できます。